DMS dokumentumkezelés azonnal, Microsoft rendszerekben
Egy pontos, jól rendszerezett és hiánytalan dokumentumstruktúra jelentősen megkönnyíti a vállalati működést. Ennek kialakítása azonban óriási figyelmet igényel, mivel a dokumentumok általában több, egymástól független forrásból származnak. Ezen segít az MS Office modul, ami a népszerű irodai szoftverek (Word, Excel) és levelezőprogram (Outlook) dokumentumainak nyilvántartását a programok párhuzamos használata nélkül teszi lehetővé.
Office Plugin használatával a DMS ONE Compact Plus saját menüje
beépül a Microsoft szoftvereibe
A Wordben és Excelben előhívott dokumentum, táblázat DMS rendszerben történő kezelése (iktatása/nyilvántartása/csatolása) közvetlenül a Microsoft szoftvereiből indítható.
Az Outlookkal kezelt e-maileket nem szükséges külön úton átvinni (pl.: lementeni és feltölteni, rosszabb esetben nyomtatni és szkennelni) a dokumentumkezelő rendszerbe. A beépülő menünek köszönhetően közvetlenül a levelezőrendszer felületéről indíthatjuk az e-mailekkel kapcsolatos iratkezelést.
Ha ez a funkció hiányzik a dokumentumkezelő rendszerből, akkor akár e-mailben kap az ügyintéző egy rögzítendő Word, Excel dokumentumot, akár saját maga szerkeszt meg egy ilyen iratot, először biztosan le kell mentenie azt a saját meghajtójára, majd a dokumentumkezelő rendszerbe belépve csatolmányként kell feltöltenie azt. Ez a műveletsor gyakran teljesen elmarad vagy csak részben valósul meg, mivel:
- A fájlkezeléssel tarkított programok közötti váltás komplikált, senki sem szereti végigkattintani ezt a folyamatot.
- Az informatikai rendszer lassan hajtja végre a műveletsort.
- Nincs kijelölve megbízható, és gyorsan elérhető mentési hely.
- Ha rendelkezésre áll a megbízható és jól strukturált mentési hely, és ide bekerül a dokumentum, akkor az iratkezelőben történő rögzítést már elhagyhatónak ítéli meg az ügyintéző.
- Az irat első mentése még megvalósul a dokumentumkezelő rendszerben, az újabb verziók esetében viszont elmarad a feltöltés.
DMS ONE Compact Plus dokumentumkezelés MS Outlookban:
A Wordben és Excelben felugró iratkezelési programablak a következő műveleteket kínálja: érkeztetés, bontás, szignálás, iktatás, iktatás utáni szignálás.
Amennyiben DocFlow modullal is rendelkezik, az e-maillel vagy dokumentummal kapcsolatos ügyintézési folyamatot is elindíthatja a Microsoft irodai programjaiból a Workflow sablon kiválasztásával.
Mindez óriási segítség a dokumentumkezelő rendszereket órák hosszat vagy akár teljes munkaidőben használó munkatársak számára. Sokkal egyszerűbben és gyorsabban, kevesebb kattintással végezhetik a dokumentummenedzsmenttel kapcsolatos teendőket.