Tárazza be a hatékonyabb működést!
A szerződéskezelés kikerülhetetlen a vállalati működés során, meghatározza a napi munkafolyamatokat. Bizonyos részlegek módosításokkal, véleményezéssel, jóváhagyásokkal alakítják a szerződések tartalmát illetve nyilvántartásba veszik és végigkövetik azok teljesítését. Mások a szerződésekben foglalt adatok alapján ütemezik és teljesítik a feladataikat. Amikor egy szerződés többlépcsős munkafolyamaton megy keresztül vagy több szervezeti egység munkáját is érinti egyszerre, a folyamat lépései és a felelősségi körök összemosódnak, és a napi munkavégzést hátráltató kérdések merülnek fel.
A Szerződéstár modul bekapcsolásával a szerződések elválnak a dokumentumtömegtől és kiemelt csoportként jelennek meg a DMS ONE Compact Plus rendszerben.
Minden szerződéshez 17+3 tulajdonság, kísérő metaadat rögzíthető. A +3 adatot az ügyfél határozhatja meg saját igényei szerint, egyedi szerződéstípusai alapján. A szerződések teljes tartalommal, elektronikus (akár szkennelt) formában is bekerülhetnek a szerződéstárba, hogy bármikor elővehetők legyenek a munkafolyamat során. A papír alapú példányok használata így kiküszöbölhető.
A Szerződéstárral nem csak az új, hanem a korábbi, de még érvényben lévő szerződések is kezelhetők.
Cége több hatékonyságnövelő lehetőséghez jut a Szerződéstár modul használatával:
- Szerződések lekérdezése: A beállított 17+3 tulajdonság alapján lehet keresni a szerződések között (pl.: egy partnerhez tartozó összes aláírt szerződés). A lekérdezések Excel-be exportálhatók. Az egyedi adatmezők meghatározásával speciális riportálási szempontokat is érvényesíthet.
- Tartalmi biztonság: Egy éppen formálódó szerződés lekérdezésekor is biztos lehet a dolgában, a Szerződéstárban egyértelműen kiderül, hogy melyik az éppen hatályos verzió.
- Határidő figyelmeztetések: Automatikus határidő-figyelmeztetéseket állíthat be, hogy semmilyen szerződésben rögzített lépésről ne csússzon le!
- Erősebb vezetői kontroll: Bármikor, és bárhol, ahol hozzáfér a DMS ONE Compact Plus rendszerhez, azonnal, pontos információt kaphat a szerződések állapotáról.
- Folyamatmenedzsment: Amennyiben DocFlow modul is rendelkezésre áll dokumentumkezelő rendszeréhez, a véleményezési és jóváhagyási folyamatok kontrollált keretek között, automatizáltan történhetnek. Pontosan láthatóvá válik ki, mikor hagyott jóvá egy adott szerződést, ki a következő és milyen szerződésverziók keletkeztek a folyamat során.
- Többszintű jogosultságpolitika: A szoftvert használó személyek csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férhetnek hozzá. Az érzékeny adatokat vagy az üzleti titkokat tartalmazó szerződéseket csak az arra illetékes kollégák olvashatják.
Ezek a lehetőségek hatékonyabbá teszik az olyan vállalatok működését is, ahol nem kötnek tömegesen, több ezres vagy akár tízezres nagyságrendben szerződéseket, a napi rutinhoz mégis hozzátartozik a megkötött vagy a születő szerződésekkel kapcsolatos munka.
A DMS One szerződéstára gyakorlati tapasztalatok alapján készült, a modul kialakításához több száz cég, szervezet, hivatal és intézmény munkafolyamatait vizsgálták meg a fejlesztők. A termék készen áll, hogy Önnél is bekapcsoljuk, mindössze a törzsadatok feltöltése szükséges a használatához.