Szerződésjóváhagyás

Minden vállalatnál a szerződéseket legalább egy, de inkább több szinten is engedélyeztetni kell, amely papíralapú szerződéskezelés esetén jelentős időveszteséget okozhat. Gondoljunk csak bele, mennyi időt vesz igénybe üzleti dokumentumaink jóváhagyása, ha több telephellyel is rendelkezik cégünk és több kézen is át kell mennie a jóváhagyandó dokumentumoknak. A jóváhagyási folyamatok gördülékenységétől sok minden függhet, így például hogy időben kiegyenlítjük-e a partnereink számláit vagy a rezsiköltségeket.

Elektronikus szerződésnyilvántartással hatékonyan kezelheti jóváhagyási folyamatait és biztos lehet benne, hogy nem éri anyagi és imázs veszteség üzleti folyamatai koordinálásakor.

Az elektronikus szerződésjóváhagyás előnyei:

Szerződés jóváhagyás

Szerződés jóváhagyás

  • Jóváhagyás csoportmunka támogatással: A szoftverben rögzített dokumentumot akár soros, akár párhuzamos szerződésvéleményezés esetén úgy oszthatja meg kollégáival, hogy közben nyomon tudják követni, épp ki dolgozik az aktuális szerződésváltozattal. Módosítások esetén láthatjuk ki és mikor változtatott a szerződésen. Az új verziót a rendszer automatikusan a következő verziószámmal látja el. Ha több telephellyel rendelkezik a vállalat, ezzel rengeteg időt megtakaríthatunk.
  • Jóváhagyási folyamat idejének csökkenése: Az elektronikus szerződésnyilvántartó rendszernek köszönhetően a jóváhagyásra fordított idő jelentősen csökken, mindemellett a szerződések eltűnésének kockázata is minimalizálódik.
  • Párhuzamos és szekvenciális jóváhagyási lehetőség: Ön határozhatja meg, mely személyek, milyen jogosultsággal (jóváhagyó vagy csak véleményező) vehetnek részt az egy- vagy akár többszintű jóváhagyási folyamatban.
  • Áttekinthető jóváhagyási folyamat: A jóváhagyási folyamat teljes mértékben nyomon követhető, az illetékesek látják, hogy éppen milyen státuszban van, esetleg kinél akadt el a folyamat.
  • Dokumentumtár: a szerződések kezelése során nemcsak maga a szerződés fontos dokumentum, hanem minden egyéb, a szerződéshez szorosan kapcsolódó irat, legyen szó akár egy teljesítési igazolásról, ajánlatról, vagy szállítólevélről. A dokumentumtárból a szerződéshez kapcsolódó anyagok is fellelhetőek.
  • Határidő-kezelés: a jóváhagyási folyamathoz határidőket is hozzárendelhet, illetve a szerződéskezelő rendszer akár e-mailben is felhívhatja figyelmünket arról, hol állt meg a folyamat.
  • Szerződés verzióinak követése: fontos tényező, hogy a jóváhagyási folyamat során mindig a legfrissebb verzióval dolgozzunk, ugyanakkor később is visszakereshetőek legyenek a korábbi változatok.

Amennyiben többet szeretne megtudni az elektronikus szerződéskezelésről, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal!