Elektronikus szerződésnyilvántartás előnyei

Az üzleti életben a szerződés az egyik legfontosabb irattípus. Mégis gyakori, hogy a szerződések papíralapú változatát kezeljük az előkészítési- és jóváhagyási folyamatok során, nem beszélve arról, hogy a szerződésvéleményezés manapság is e-mailekben történik, ami az egyes verziók keveredését eredményezheti, így előfordulhat, hogy nem a megfelelő verzió kerül aláírásra.

Milyen előnyökkel jár az elektronikus szerződésnyilvántartás bevezetése?

Ahhoz, hogy elkerüljük a szerződések nem megfelelő kezeléséből eredő problémákat és a hivatalos szervek által kirótt büntetéseket, fontos, hogy a működéshez szükséges dokumentumok könnyen és gyorsan elérhetőek legyenek, valamint nemcsak a szerződés, hanem a hozzá kapcsolódó egyéb dokumentumok - teljesítési igazolás, szállítólevél, számla – is könnyen fellelhetők legyenek. Ahhoz, hogy dokumentumainkat biztonságban tudhassuk, szükséges a papíralapú dokumentumok digitalizálása.

Elektronikus szerződésnyilvántartás előnyei

Elektronikus szerződésnyilvántartás előnyei

  • Elkerülhetők azon kellemetlen helyzetek, amikor szerződéseink egyáltalán nem, vagy csak késve kerülnek elő, hiszen a digitalizált változat pár kattintással előhívható,
  • Nem kell időt pocsékolni a fontos üzleti dokumentumok előkeresésére, ezáltal hatékonyabbá válik az irodai működés,
  • Mindig az éppen hatályos és érvényben lévő szerződéssablonokat kezeli a rendszer, így nem fordulhat elő, hogy a kollegák elavult verziókkal dolgozzanak,
  • Megvalósul a kontrollált határidő-kezelés.
  • Nyomon követhető a jóváhagyás folyamata és a végleges szerződés korábbi változatai is, ami a csoportmunkát is támogatja.
  • A jogosultságok kezelésével szerződéseinket biztonságban tudhatjuk, ezáltal megelőzhetjük, hogy legfontosabb irataink illetéktelen kezekbe kerüljenek,
  • Évek múltán is akár egy kattintással hozzáférhetünk szerződéseinkhez, valamint fellelhetőek a szerződés korábbi verziói és a szorosan kapcsolódó dokumentumok.
  • Az előre ütemezett figyelmeztetések révén könnyebben nyomon követhetők a határidők (pl.: garanciális idő, fizetési határidő, szerződés lejárati határidő).

Ha kíváncsi arra, hogy az Ön cégében milyen hatékonyságnövekedés érhető el elektronikus szerződéskezelő rendszer bevezetésével, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!