A papíralapú szerződéskezelés problémái

A szerződéskezelés a vállalati működésben meghatározó. Egy új szerződés születéséhez az egyes részlegek módosításokkal, véleményezéssel, jóváhagyásokkal járulnak hozzá. Egy megkötött szerződés pedig munkafolyamatokat határoz meg, az abban foglalt információk alapján kell ütemezni és teljesíteni a feladatokat.

A cégek számára tehát elengedhetetlen, hogy a szerződésekkel kapcsolatos munka jól szervezett legyen. A mai tempó és eredményszemlélet mellett ezt papíralapon nem lehet megvalósítani. Még egy nagyon precízen lefűzött, jól strukturált és egységes Excel tábla nyilvántartással együtt felépített szerződéstár sem lehet elég hatékony háttér. A papíralapú szerződéstár fő problémái:

Elveszik a szerződés

Rendkívül kellemetlen, ha a szerződéses adatokat a partnertől kell bekérni, miután elkeveredik a papír példány. Hogy fordulhat elő ilyesmi? Talán csak egy kolléga biztos helyre akarta tenni a fontos dokumentumot, de az véletlenül mégis a kukában landolt.

Összekeverednek a verziók

A szerződés születésénél a papíralapú, de még az e-mailes jóváhagyás is könnyen válik követhetetlenné. Kinél akadt el az irat és miért? Senki sem tudja a választ. Később pedig az sem derül ki, hogy ki, mikor és milyen módosításokat kért a szerződés véleményezekor.

Nincs határidő figyelmeztetés

A papírkupacból nem ugrik elő a szerződéses követelmény a határidő előtti napokban. Egy Excel nyilvántartásból is körülményes állandóan keresgetni, hogy éppen milyen határidő közeleg. Pusztán ezekre hagyatkozva az ember előbb-utóbb kifut valamelyik határidőből.
 

Nehéz visszakeresni az adatokat

Pontosan ki mindenkitől is rendeltük már meg a szolgáltatást? Az a cég az elmúlt négy évben milyen áron is szállította az alapanyagot? Milyen határidőkkel szoktunk szerződni erre a munkára? Rengeteg hasznos adat van a szerződésekben, amit ki lehet keresni a papírkötegekből is, csak nehéz.

Elektronikus szerződésnyilvántartás használatakor a fenti problémák nem fordulhatnak elő. A szoftver rendet tart a céges dokumentumok között, sőt egy olyan modern rendszer, mint amilyen a DMS ONE Compact Plus, lehetőséget ad a szerződések irattömegtől elválasztott kezelésére. A szerződésekkel dolgozó kollégák jogosultságaik birtokában bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges iratokhoz, nem veszik el semmi.

A szoftveres megoldással a szerződéses adatok visszakeresésére fordított idő is a töredékére csökken, egy születő szerződés esetében pedig mindig egyértelmű lesz, hogy melyik az éppen hatályos verzió. A határidők miatt sem kell aggódni, hiszen az automatikus szoftveres figyelmeztetéseknek köszönhetően semmilyen szerződésben rögzített lépésről nem csúszhat le.

A jogszabályi követelmények is ösztönzik az elektronikus dokumentumkezelést!

A Cégkapu keresztülvisz a bürokrácián

A közigazgatásban rohamosan terjedő e-ügyintézés csak akkor lesz sikeres, ha abban mind az állampolgárok, mind a gazdaság szereplői részt vesznek. A cégek számára az e-ügyintézési törvény elő is írta az elektronikus kapcsolattartást: 2018-tól bizonyos állami szervekkel csak így intézhetik ügyeiket, és az ügyintézéshez szükséges dokumentumok küldését és fogadását is csak elektronikus úton bonyolíthatják. Ennek megvalósítására biztosítja az állam a Cégkapu szolgáltatást.

Könnyű belátni, hogy ez a követelmény annál inkább válik lehetőséggé a cégek számára, minél inkább teszik elektronikussá dokumentumkezelési folyamataikat. Ahol nincs papír, ott nincs szükség digitalizálásra a cégkapus küldéshez, vagy fordítva, a beérkező elektronikus dokumentumokat szükségtelen átalakítani annak érdekében, hogy papíron minden meglegyen egy helyen. A körülményes és drága konverziós lépések tehát kihagyhatók.

Ha a cél a 100 %-ban elektronikus iratkezelés, az eszköz egy jó dokumentumkezelő program. Elengedhetetlen, hogy a szoftver képes legyen kapcsolódni a Cégkapuhoz. Az így létrejövő gépi interfészes kapcsolat automatikusan, ügyintézői beavatkozás nélkül kezeli a dokumentumforgalmat, legyen szó fogadásról vagy küldésről. Nagy adatforgalom kiszolgálására képes, rengeteg időt takarít meg és növeli a hatékonyságot.

A cégkapu használatának részletes ismertetése: Letöltöm

Mi az az e-aláírás és miért lehet szükség rá?

Az elektronikus dokumentumkezelés kiterjesztésének az is feltétele, hogy a különböző e-dokumentumok alkalmasak legyenek a különböző ügyek elintézésére, joghatás kiváltására. Ezt csak a hiteles dokumentumok tudják. Az elektronikus iratok esetében azonban a hitelességét nem garantálhatja egy gépelt aláírás vagy egy kézjegy szkennelt képének beillesztése. A kriptográfiai eljáráson alapuló e-aláírások, időbélyegzők használata viszont hitelesen igazolja az aláíró személyét, és azt, hogy a dokumentum az aláírás óta nem változott meg. A hitelesítési mozzanatot is érdemes a szoftveres dokumentumkezeléshez kapcsolni.

Miért érdemes elkülöníteni a számlákat?

A számláknak elsőrangú helyet kell biztosítani az iratrendszerben. Az elektronikus dokumentumkezelés során is érdemes érvényesíteni ezt a szempontot: a számlákat lehetőség szerint el kell különíteni az irattömegtől. Bár a szoftver elkülönítés nélkül is gondoskodik a számlakezelés kereteiről és megakadályozza a számla nem kívánatos elkeveredését, ám elklönítéssel további előnyöket is nyújthat. Egy tematizált számlatár például remek adatbázis is, a számlákat kísérő, akár egyedi adatok lekérdezésével speciális riportálási szempontok érvényesíthetők.