Verziók keveredése

Az üzleti életben a szerződés az egyik legfontosabb irattípus, ezért fontos, hogy a szerződéssel kapcsolatos minden folyamat az előkészítéstől a véleményezésen át a jóváhagyásig ellenőrzött, visszakereshető és átlátható legyen.

A szerződések papíralapon történő előkészítése és tárolása számos problémát vet fel, amely minden cégvezetőt a vállalat dokumentumkezelési folyamatainak átgondolására sarkall:

Verziók keveredése

Verziók keveredése

  • Önnel is megesett már, hogy egy szerződés korábbi példányát sikerült csak megtalálnia?
  • Előfordult már vállalata életében, hogy egy szerződés elkészítésén több kollega is dolgozott és nem a megfelelő verziót kezelték, azaz különböző személyek a szerződés eltérő verzióin dolgoztak?
  • Volt már példa arra, hogy az elkészült szerződés nem tartalmazta minden véleményező módosításait?
  • A szerződés-előkészítés során a dokumentumok fizikai, egyes részlegek közötti mozgatása jelentős időráfordítással jár vállalata üzleti életében?

A papíralapon kezelt szerződések esetében nem tudjuk egyértelműen nyomon követni az előkészítés során a szerződésverziók alakulását, nehézkes nyilvántartani az e-mailben eszközölt módosításokat többszereplős szerződésvéleményezés esetén, és ugyancsak problémás több év távlatából visszakeresni a szerződés korábbi verzióit és a hozzá tartozó kommenteket.

A szerződések kiadásakor sok esetben problémát jelent, hogy az egymásnak átküldött verziók közül épp melyik az aktuális. A szerződéskezelő rendszer egy pillanat alatt úrrá lesz ezen a káoszon, egyértelmű és személyhez köthető, melyik a legutolsó verzió.

Ha akár 5 év múlva is látni szeretné az egyes szerződéstervezetek kialakulását, a véleményezés során született verziókat és a csatolt megjegyzéseket, tehát szerződése teljes életciklusát, akkor elektronikus szerződéskezelő szoftvert kell bevezetnie. Az iratok verziókezelése lényegesen megkönnyíti a szerződésekben történő változások, változtatások nyomon követését.

Szerződéskezelés kapcsán felmerülő kérdéseivel forduljon szakértő kollégáinkhoz az alábbi elérhetőségeken.