Kapcsolat

Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Kérésére 24 órán belül visszahívjuk!

Kapcsolat

Szerződéskezelés esettanulmányok

Szerződéskezelés esettanulmányok

Szerződéskezelés esettanulmányok

Ha érdekli, hogyan zajlik egy szerződéskezelő rendszer bevezetése, olvassa el a Lufthansa Systems Hungária Kft-vel készített esettanulmányunkat!

A Lufthansa Systems elsősorban a szerződések strukturált kezelésére keresett egy olyan rendszert, mely amellett, hogy leegyszerűsíti a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatot, biztonságos hozzáférést is biztosít a felhasználók számára. A bevezetéssel jelentősen hatékonyabb adminisztráció valósult meg, ráadásul a korábban papír alapú postakönyvi iktatást is felváltotta az elektronikus.

- Hogyan merült fel az igény a Lufthansa Systemsnél az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésére?
- Andok Orsolya, beszerzési és eszközgazdálkodási vezető:
Elsősorban szerződéseink strukturált kezelésére kerestünk jó megoldást. A rendszer bevezetése előtt a belső hálózatunkon egy központi dokumentumtárban tároltuk a szerződéseket, amihez csak pár kollégának volt hozzáférése. Amikor létrejött egy szerződés, azt a felelős kolléga felmásolta ebbe a központi könyvtárba. Valójában ez nem volt jól strukturált és kezelhető, áttekinthető módszer.

- Milyen nehézségek adódtak ebből a strukturálatlan szerződéskezelésből?
- A. O.:
Egyrészt nem volt egyszerű az egyes dokumentumok megosztása. A dokumentumtárhoz ugyanis csupán néhány vezetőnek, illetve adminisztratív munkatársnak volt hozzáférése, így ha valamelyik másik kollégának szüksége volt egy szerződésre, akkor őket kellett megkérni, hogy keressék azt elő, és például e-mailhez csatolva vagy kinyomtatva osszák meg.

Ezen kívül a szerződések kezelésének munkafolyamatát is szerettük volna leegyszerűsíteni. Korábban a dokumentumkezelés során e-mailekben köröztek a szerződéstervezetek, nehéz volt követni az egyes verziókat és a kommenteket. Fontosnak tartottuk, hogy legyen egy olyan központi rendszer, ami kezeli a szerződésekhez kötődő munkafolyamatokat: az összes érintett meg tudja tekinteni és véleményezni a szerződést, illetve a felelős vezetők jóvá is tudják hagyni a folyamat végén az utolsó verziót.

- A dokumentumkezelési rendszer bevezetése óta hogyan változott meg ez a folyamat?
- A. O.:
A DMSONE rendszer teljes mértékben megvalósítja a strukturált szerződéskezelést. A legnagyobb előnye, hogy minden kompetens személy számára biztosított a megfelelő hozzáférés, mindenki láthatja az összes olyan dokumentumot, ami az ő munkájához releváns, emellett egyszerűen meg is tudja osztani ezeket a dokumentumokat más felhasználókkal. A szerződésekkel kapcsolatban a verziókövetés és a kommentezés is biztosított a rendszeren belül. Maga a jóváhagyási folyamat is dokumentált, ezáltal visszakereshető a rendszerben.

Emellett a kereshetőség is ég és föld a korábbihoz képest, nagyon sok szempontot figyelembe véve lehet gyorsan és egyszerűen keresni a dokumentumok között, ami jelentősen megkönnyíti a munkatársak dolgát.

- Hogyan választottak partnert a dokumentumkezelési rendszer bevezetéséhez?
- A. O.:
Jól felépített szempontrendszerrel készültünk a tenderre. Úgy vágtunk bele a szállító kiválasztásba, hogy házon belül végeztünk egy igényfelmérést a szerződésekkel dolgozó kollégák körében arról, hogy milyen elvárásaik vannak a dokumentumkezelő rendszerrel szemben: miképp legyen strukturálva a tárolás, milyen fajta hozzáféréseket kell biztosítani, milyen típusú funkciókat kell a rendszernek ellátnia, a dokumentumok mely metaadatait kell rögzíteni a rendszerben ahhoz, hogy kereshető, riportálható legyen stb.

Nagyon fontos volt például az, hogy az iratokban rögzített határidőkről úgy, mint a szerződésekhez tartozó garanciákról és egyéb feltételekről, valamint magának a szerződésnek az érvényességéről/lejáratáról a rendszer információt nyújtson, hogy a szerződésekért felelős kollégák időben megtehessék a szükséges lépéseket, pl. megújítsák, módosítsák, felmondhassák a szerződést. Szintén nagyon lényeges igény volt részünkről a rendszer biztonságának megoldása: fontos, hogy a hozzáférések nagyon komolyan adminisztrálhatóak legyenek, és egy olyan zárt rendszer működjön, ahol a lehető legkisebb az esély arra, hogy illetéktelen hozzáférjen a belső dokumentumainkhoz.

Miután ezeket az igényeket házon belül összegyűjtöttük, elkészült a részletes specifikáció, ami alapján a pályázókat/pályázatokat értékeltük.

- Végül miért a DMSONE mellett döntöttek?
- A. O.:
A legtöbb cég, aki ezzel a területtel foglalkozik, egyéni igényekre fejlesztett terméket kínál, így a pályázói bemutatók során nagyon kevésszer fordult az elő, hogy a mi igényeinkhez közel álló, kész rendszert működés közben láthattunk. A DMSONE-nak nagy előnye volt, hogy működő rendszeren tudta bemutatni a funkcionalitást. Ez a fejlesztési időben és költségekben is visszaköszönt, hiszen sokkal gyorsabb és költséghatékonyabb egy, a mi igényeinkhez közel álló megoldást testre szabni, mint teljesen új fejlesztést csinálni. Döntő volt az is, hogy a legfontosabb igényeinket, így például a biztonsági elvárásainkat, a dokumentumok strukturálásának lehetőségét, a hozzáférés-kezelést stb. a DMSONE már az elején maradéktalanul teljesítette.

A DMSONE mellett szólt az is, hogy maga a felület nagyon felhasználóbarát, jól áttekinthető és adminisztrálható, ráadásul nagyon sok egyéni testre szabási lehetőséget kínál. Mivel cégünk szoftverfejlesztéssel is foglalkozik, tudjuk, hogy mennyire fontos a szoftver-ergonómia. Annak ellenére, hogy egy késztermékről van szó, mégis szinte felhasználónként testre szabható, így mindenki tényleg csak azokat a funkciókat látja a rendszerben, amelyekre a használat során valóban szüksége van.

- A szerződések kezelésén túl másra is használják a dokumentumkezelő rendszert?
- A. O.:
Alapvetően a szerződések adminisztrálására kerestünk megoldást, de járulékosan az iktatást is kezeli az új rendszer. Például a postai levelek iktatása korábban hagyományos, papír alapú iktatókönyvben történt, így nagyon fáradságos volt egy-egy keresett dokumentumnak utánajárni, visszalapozgatni, ráadásul több postakönyv is volt forgalomban, ezért elég nehéz volt ezek követése. A DMSONE Ultimate bevezetésével az iktatás folyamata is nagyban leegyszerűsödött.

- Volt-e olyan speciális igény a projekt során, amit egyedileg kellett a DMSONE-nak lefejlesztenie?
- A. O.:
Nem is egy. A rendszer böngésző alapú, és számunkra fontos elvárás volt, hogy ehhez biztosítva legyen a biztonságos elérés. Egy speciális fejlesztésnek köszönhetően a kollégák a Lufthansa Systems biztonsági előírásában meghatározott követelményeknek megfelelő hozzáféréssel, jelszavas védelemmel tudják használni a dokumentumkezelőt.

Ezen kívül a kérésünknek megfelelően a nyelvet is személyre szabták a DMSONE szakemberei. Bár a rendszer elérhető volt angolul is, de mivel mi cégen belül bizonyos fogalmakat másképp használunk, mint a „dokumentumkezelési” szaknyelv, ezért át kellett formálni a Lufthansa dolgozók nyelvhasználatához közelebb állóra a menü- és funkció-elnevezéseket, valamint a rendszerüzeneteket is. Emellett a szerződéskezelési workflow kapcsán is volt néhány speciális fejlesztési kérésünk. Utóbbi annyira sikeres volt, hogy már a más cégek által használt verziókban is elérhető.

- Hogyan sikerült ezeket az egyedi fejlesztéseket megvalósítani?
- A. O.:
A tervezettnél hosszabb ideig, de nagyobb gond nélkül zajlott a fejlesztés és bevezetés. Sok apróbb, előre nem látható testre szabási igénnyel álltunk elő, de a DMSONE munkatársai rugalmasan és viszonylag gyorsan megoldották a kéréseinket. Jó munkakapcsolat alakult ki közöttünk. A DMSONE két szakértőjével tartottuk a kapcsolatot, és mindkettőjükről az derült ki, hogy amellett, hogy jól ismerik a saját rendszerüket, nagyon kompetensek az iratkezelési folyamatokban. Sokat tudtak segíteni abban, hogy a mi folyamatainknak megfelelően hogyan szabjuk testre a rendszert, illetve abban is tanácsot adtak, hogy adott esetben hogyan tudjuk megváltoztatni a mi folyamatainkat ahhoz, hogy hatékonyabban működjön.

- Amikor elkészült a rendszer, miként történt a felhasználók betanítása?
- A. O.:
50 felhasználóra vásároltunk licencet. Mivel minden munkatársunk nagyon szoros határidőkkel dolgozik, nehéz volt az oktatásukat összehangolni, ezért a DMSONE három különböző időpontban, kb. 2 órás tréningeket tartott. A tesztrendszeren bemutatták a szoftver funkcionalitását, emellett természetesen a felhasználói kézikönyvet is megkapták a kollégák. A rendszergazdáink és az iktatással foglalkozó munkatársaink külön oktatást kaptak.

- Egy új szoftver bevezetése utáni első időszak mindig nagyon kritikus egy cég életében. Ezzel kapcsolatban milyen visszajelzések érkeztek a kollégák részéről?
- A. O.:
Mint említettem, fontos volt a bevezető projekt során, hogy az érintett területeket is bevonjuk a tervezésbe. Ennek köszönhetően több helyről kapunk olyan visszajelzéseket, hogy milyen jól eltaláltuk azt a fajta működési módot, amit vártak, és amitől egyszerűbb lesz a munkájuk. Nagyobb ellenállás nem volt tapasztalható, persze tipikus kritikák, észrevételek, amik felmerülhetnek bármilyen bevezetés kapcsán, jöttek (pl. a böngésző alapú működés valakinek tetszett, valakinek nem). Mindenki megértette, hogy ennek az egész rendszerbevezetésnek mi az előnye.

- A projekt tapasztalatait látva, mit tanácsolna más cégeknek, akik dokumentumkezelési rendszer bevezetése előtt állnak?
- A. O.:
Mindenhol érdemes a projekt legelején odafigyelni arra, hogy az érintettekkel, illetve a leendő felhasználókkal üljenek le, és beszéljék át az igényeket. Ezek ismerete alapvetően fontos ahhoz, hogy a bevezetés is könnyen menjen, hiszen sokkal pozitívabb lesz a hozzáállás, hogy ha visszaköszönnek azok az igények, amelyeket ők támasztottak.

Amennyiben szívesen olvasná más vállalatok és intézmények szoftverbevezetéssel kapcsolatos sikertörténeteit, kérem, látogasson el a www.dmsone.hu oldalra, ahol további esettanulmányok várják. Ha szoftvereink felkeltették érdeklődését, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!