Így oktatjuk a DMS One-nál dokumentumkezelő rendszerünk használatát

Helyszíni oktatás

A DMS One szoftverek felhasználóit géptermi oktatások keretében, ún. iratkezelési szerepkörök (kulcsfelhasználó, ügyintéző, adminisztrátor) szerint képezzük.

Szoftverünk telepítése és testreszabása után – a bevezetés részeként – oktatást szervezünk, hogy az alkalmazás használatbavétele zavartalan legyen. Dokumentumkezelő rendszerünk felülete felhasználóbarát és könnyen átlátható, így munkatársai az oktatás során könnyen elsajátíthatják a készségszintű használatot. A rendszer alkalmazása nem igényel semmilyen speciális szaktudást, az alapfokú számítástechnikai ismeretek is elegendőek.

A rendszer használatának elsajátítása történhet géptermi oktatások keretében, valamint online képzési portálunkon is. A hatékonyság érdekében géptermi oktatásainkat kötelezően online oktatás előzi meg, így a felhasználók már felkészülten érkezhetnek a személyes képzésekre. Módszertanunk szerint a kettő kombinációja biztosítja ügyfeleink számára szoftverünk tökéletes megértését.

Géptermi oktatások a dokumentumkezelési szerepkörök szerint

A felhasználók elméleti és gyakorlati képzése, valamint a vizsga is szerepkörök szerint zajlik. Így biztosítjuk azt, hogy mindenki a megfelelő oktatásban részesüljön, valamint a dokumentumkezelő szoftver szerinti feladatkörének megfelelő témában vizsgázzon. A géptermi oktatások ideális létszáma 10-15 fő, ennél magasabb létszám esetén a hatékonyság csökkenhet.

Az oktatásokat általában három különböző felhasználói csoport számára szervezzük:

  • Kulcsfelhasználók: Ebben a kategóriában a dokumentumkezelésben legaktívabban résztvevő, az iktatási és dokumentumkezelési pontokon dolgozó munkatársak oktatása történik. Célja, hogy a kulcsfelhasználók mélyebb ismeretekkel rendelkezzenek a szoftver és a dokumentumkezelési folyamatok működésével kapcsolatban, és az ügyintézőknek segítséget nyújthassanak a szoftver használatához.
  • Ügyintézők: A felhasználói, ügyintézői oktatások célja a mindennapi munkavégzéshez szükséges szoftverhasználati ismeretek elsajátítása. Az ügyintézői oktatáson – a kulcsfelhasználóihoz képest – kevesebb szoftverfunkciót ismertetünk, viszont sokkal részletesebben, gyakorlati példákon keresztül.
  • Rendszeradminisztrátorok: Ők azok, akik az oktatás során bővebb információkat kapnak a szoftver „háttér” működéséről, az adminisztrációs menüpontok használatáról. Megtanulják azt is, hogyan javíthatják ki a hibás rögzítésből, vagy helytelen használatból eredő iktatási problémákat.

A képzést követően a felhasználók vizsgát tesznek a DMS One erre a célra kialakított elektronikus rendszerében. A vizsga feladatsor egyedileg, testre szabottan készül, amit ügyfelünkkel egyeztetünk: az egyes kérdések a szoftver használatára és konkrét folyamatszervezési helyzetekre is kiterjednek. A tesztet követően az vizsgázók eredményeit kiértékeljük és elküldjük ügyfelünknek.

Azért, hogy a leendő felhasználók oktatása sikeresen, az elvárásoknak megfelelően záruljon, a képzést megelőzően ügyfeleink egyedi igényei szerint oktatási terv készül. Ez az oktatás pontos ütemezését, a használt segédanyagokat, vizsgázási lehetőségeket, illetve az oktatáshoz szükséges egyéb feltételeket, tematikákat, és az egyes csoportok pontos, géptermi oktatási időbeosztását tartalmazza.

Oktatási anyagainkat ügyfeleink egyedi igényeire szabjuk

Célunk, hogy partnerünk egyedi szoftverhasználati igényeinek megfelelő oktatást biztosítsunk a leendő felhasználóknak. A képzési tervet és tematikát eszerint alakítjuk ki, az egyedi igények figyelembevételével. Különböző oktatási eszközöket alkalmazunk:

  • Oktatási segédanyag: Ez a dokumentum az oktatások tananyagaként szolgál, illetve a pilot időszak alatt és az éles indulást követően is segíti az ügyintézők munkáját. Az oktatási segédanyag a testreszabási specifikációban meghatározott dokumentumkezelési folyamatok és kezelőfelületek alapján készül, és minden olyan fontos funkció leírását tartalmazza (képernyőképpel szemléltetve), ami a mindennapi dokumentumkezelés során előfordulhat.
  • Oktató videók: Az oktatási segédletben szemléltetett funkciókról egy-egy oktató videó készülhet. A képernyős felvétel és narráció segítségével egy-egy szoftver funkció könnyedén követhető, megismerhető és megtanulható.
  • Elméleti segédanyagok: Ezen tudásanyagok a dokumentumkezelésről nyújtanak általános ismereteket a felhasználóknak. A dokumentumkezelési alapfogalmak, alapismeretek nagycsoportos oktatását követően a kiscsoportos oktatások témája már csak a gyakorlati kérdésekre fókuszál.

Több, mint 3000 ügyfél, legyen az Önök vállalata a következő!

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A DMS ONE Compact Plus nem egy egyszerű iktató program, sokkal több annál: egy komplex dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszer. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb iparágakban tevékenykedő vállalatok szolgálatába. Élen járunk a fejlesztésekben és szoftvereink hatékonyságának növelésében. Önnek is segíthetünk?

AJÁNLATOT KÉREK