Ügyféltámogatás a DMS One-nál
Új ügyfélszolgálati rendszerünknek köszönhetően a bejelentések és a szolgáltatáskérések mindegyikét dokumentáljuk.
A rendszer éles indításával nálunk nem zárul le a szoftverbevezetési folyamat. Ügyfeleink csak akkor lesznek elégedettek, ha a szoftverhasználati hétköznapokban is mögöttük marad szakértői támogatásunk, és szükség, illetve kérés esetén rendelkezésükre állunk.
A DMS One ügyfélszolgálata éppen ezért cégünk meghatározó csapata, munkájuk nélkülözhetetlen. A support gondoskodik arról, hogy a szoftver fejlesztői és felhasználói között akadálytalan legyen a kapcsolattartás. Az ügyfélszolgálatosok már a szoftver bevezetési szakaszában bekapcsolódnak a munkába, és támogatják tanácsadóinkat, projektvezetőinket. Átadáskor és indításkor az ügyfelet képviselik: aprólékosan megvizsgálják, hogy a telepítés és rendszerparaméterezés során minden kérést megfelelően teljesítettünk-e.
Ügyfeleink a rendszer éles átadását követően is számíthatnak ránk: tanácsadó kollégáinktól 6 fős support csapatunkhoz kerülnek, akik az első pár hónapban nagymértékben segítik az új rendszer megértését, használatát. Ügyfélszolgálatunk nemcsak a szoftver működésével kapcsolatos észrevételeket, kérdéseket fogadja, hanem a különböző szolgáltatásokra vonatkozó (új munkatársnál oktatás kérése, integráció más szoftverekkel, egyedi fejlesztések... stb.) ajánlatadásban is segítséget nyújt.
Mint ügyfél, Ön mindig számíthat a DMS One csapatára! Legyen szó akár egy változásról a vállalat struktúrájában vagy a hardveres, szoftveres környezetben, mi azonnal segítünk. Oktatjuk az új munkatársa(ka)t vagy előkészítjük az integrációt. Tudjuk, hogy a gyorsan változó környezet, feltételek és a versenyképesség megtartása miatt Önnek újabb és újabb követelményeknek kell megfelelnie, ezért ezt prioritásként kezeljük.
Fontosnak tartjuk, hogy figyeljünk meglévő ügyfeleink fejlesztési igényeire is: az ügyfélszolgálaton belül dedikált kolléga gondoskodik a fejlesztési projektek sikerességéről, amelyeket egy tíz éve hatékonyan működő, egyedi módszertan alapján hajtunk végre. Ha a korszerűsítés bonyolultsága megköveteli, akkor helyszíni felmérés során specifikáljuk az igényeket, hogy minél pontosabb képet kapjunk az elvégzendő feladatokról.
Ügyfélszolgálatunk közvetlen kommunikációs csatornát működtet a jogalkotókkal, levéltári szakértővel, így az ügyfelek dokumentumkezeléssel kapcsolatos kérdéseire hozzáértő személyek adnak választ. Bizonytalanság és aggodalom helyett Ön pontosan tudni fogja, hogy mit kell tennie.
Megújult ügyfélszolgálati rendszer
Hogy versenytársainknál hatékonyabbak lehessünk, 2017 nyarán szoftverkövetéssel rendelkező ügyfeleink számára új ügyféltámogatási rendszert vezettünk be.
A szoftverkövetés során a dokumentumkezelő szoftverrel kapcsolatos ügyfélszolgálati, helpdesk, valamint karbantartási és szupport feladatokat látunk el. Az új rendszerben dokumentált formában kerülnek rögzítésre a bejelentések és a szolgáltatáskérések, így nem történhet meg, hogy nem reagálunk egy jelzésre. A korábbi e-mailes, telefonos bejelentések helyett egyetlen felületen érkeznek be a kérdések, észrevételek.
A telefonos segítségnyújtással szemben ügyfélszolgálati oldalunkon keresztül a következő előnyökben részesül:
- A legtöbb esetben azonnal választ, megoldást talál felmerülő problémájára,
- Bejelentésének állapotát folyamatosan nyomon követheti,
- Bármikor elolvashatja az ügyfélszolgálati csoport tagjaival történt korábbi párbeszédet (kérdéseit és válaszait),
- Gyorsabb reagálást tudunk biztosítani, hiszen problémájával azonnal az adott ügy szakértője (dokumentumkezelési, üzemeltetési, informatikai, fejlesztőmérnöki) foglalkozik.
Intelligens tudástár
Bárhol, bármikor. Ha egy adott problémával kapcsolatban gyors válaszra van szüksége, azt akár ügyfélszolgálatunk megkeresése nélkül is megkaphatja. A DMS One Tudástárát azért hoztuk létre ügyfélszolgálati portálunkon belül, hogy Ön rákereshessen a felmerülő nehézségekre. Az ügyfélkérdésekre adott válaszokból folyamatosan készítjük a tudástár-bejegyzéseket, amiket közzéteszünk, és megfelelő kulcsszavakkal látunk el.
Önnek elég beírnia az adott problémát, és ha már felmerült a kérdés korábban is, akkor a Tudástár kihozza a találatot.
Számunkra az elégedett ügyfél a legnagyobb siker. Ezért kiemelten figyelünk véleményükre és folyamatosan mérjük az ügyfél-elégedettséget.
A Customer Effort Score (CES), azaz az ügyfél-elégedettség mértéke egy 1-5-ig terjedő skálán azt mutatja meg, hogy mekkora erőfeszítést kell megtenniük ügyfeleinknek az ügyfélszolgálati ügyeik kezelésekor. Az 5-ös skálán 4,4 ponttal jutalmaztak minket ügyfeleink, ahol az 5 a maximális adható pontszámot jelenti. A Customer Satisfaction Index (CSAT) pedig egy általános elégedettségi mutató, mely arról ad információt, hogy általánosan mennyire voltak elégedettek az ügyfelek ügyfélszolgálatunk munkájával. Olyan paramétereket sorolunk ebbe a kategóriába, mint a megoldási idők, a bánásmód, a szakmai kompetencia stb. Az 5-ös skálán ügyfeleink véleménye alapján 4,2 pontot értünk el.
Miért hatékonyabb a DMS One ügyfélszolgálati csapata a versenytársaknál?
Reaktív fejlesztés
Minden kérést alaposan megvizsgálunk, a visszajelzések alapján folyamatosan fejlesztjük az új funkciókat. Ha úgy látjuk, hogy egy módosítás a többi ügyfélnek is hasznos lehet, beépítjük dokumentumkezelő szoftverünkbe, így a fejlesztést valós igények segítik.
Példaértékű gyorsaság
A DMS One ügyfélszolgálata gyors reagálási időket vállal, kérdéseire akár 30 percen belül választ kaphat. Mérjük az ügyfélelégedettséget, és büszkék vagyunk a folyamatosan javuló szolgáltatási időre. Új ügyféltámogatási rendszerünkben minden bejelentést dokumentálunk.
Rugalmas ügyfélszolgálat
A gyorsan megoldható problémák teljesítése nálunk nem minősül külön szolgáltatásnak, és azokkal a bejegyzésekkel is foglalkozunk, amelyek nem kifejezetten a szoftver működésére vonatkoznak. Felmerülő kérdéseire gyors választ kaphat Tudástárunkból is.
Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!
A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer egy vállalat fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?
SZOFTVERBEMUTATÓT KÉREKMi megbecsüljük ügyfeleinket
A jó szoftver csak a siker egyik tényezője.
Hisszük, hogy tíz éve hatékonyan működő bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégáink szakmai felkészültsége is hozzájárul partnereink elégedettségéhez. Azt valljuk, hogy az alapos, széleskörű ügyféltámogatás a sikeres dokumentumkezelés egyik alapja, ezért gyors reagálási időket, rugalmas, felkészült ügyfélszolgálati tevékenységet biztosítunk ügyfeleinknek.
Több mint 3000 ügyfél munkáját támogatjuk nap mint nap. Nézze meg, milyen a DMS One ügyfelének lenni!
“Mindenképp magyar tulajdonú, magyarok által vezetett céggel szerettünk volna együttműködni. A DMS One-nal közvetlen kapcsolatban álltunk, és a bevezetés során számos alkalommal tettek tanúbizonyságot rugalmasságukról. A DMS One Ultimate bevezetésének legnagyobb előnye számunkra a megbízhatóság és az időtálló archiválás, ez még az időszakos gazdasági előnynél is fontosabb. Sokkal eredményesebben tudjuk az iratokat tárolni, illetve azoknak az időre történő kiszolgáltatása is sokkal dinamikusabban működik. “
Török László, irattári szolgáltatások üzletágvezető, Trenkwalder